Du kannst eine Abwesenheitsnachricht in WhatsApp Business einrichten, indem du in der App zu „Einstellungen“ gehst, „Unternehmenstools“ öffnest und auf „Abwesenheitsnachricht“ tippst. Aktiviere den Schalter, gib deine automatische Antwort ein und speichere die Änderungen. So erhalten Kunden direkt eine Antwort, wenn du geschlossen oder vorübergehend nicht erreichbar bist.
Die genauen Menüpunkte unterscheiden sich zwischen einem iPhone und einem Android-Handy geringfügig. Neben dem Text selbst legst du mit einer intelligenten Planung und der Auswahl bestimmter Empfänger genau fest, wer deine geschäftliche Abwesenheitsnotiz sieht. Verwende direkt kopierbare Beispieltexte, um deine automatische Begrüßung noch heute professionell einzurichten.
Wie kann ich eine automatische Abwesenheitsnachricht in WhatsApp Business einrichten?
Wo findest du die genauen Schaltflächen, um diese Funktion auf deinem Gerät zu aktivieren? Stelle zunächst sicher, dass du die spezielle WhatsApp-Business-App installiert hast. In der normalen App ist diese Funktion für eine automatische Nachricht nämlich nicht verfügbar. Befolge anschließend diese Schritte, um deine Abwesenheitsnachricht einzurichten:
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Öffne die App und navigiere zu den Einstellungen. Auf einem iPhone (iOS) tippst du unten rechts auf „Einstellungen“. Bei Android tippst du über die drei Punkte oben rechts auf „Einstellungen“.
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Wählen Sie im Menü „Unternehmenstools“ oder „Business-Tools“ und tippen Sie anschließend auf „Abwesenheitsnachricht“.
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Aktivieren Sie den Schalter bei „Abwesenheitsnachricht senden“, um die Funktion tatsächlich zu aktivieren.
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Bearbeite den Standardtext zu deiner eigenen automatischen Antwort und lege deinen Zeitplan fest. Vergiss nicht, oben rechts auf „Speichern“ zu tippen, sonst versendet dein geschäftliches WhatsApp nichts.
Planung und Empfänger für deine Abwesenheitsnotiz festlegen
Du hast maximal 1024 Zeichen für deinen Text, aber der Zeitpunkt und die Zielgruppe sind mindestens genauso wichtig. Neben dem Inhalt ist es entscheidend festzulegen, wann die Nachricht versendet wird und an wen. Eine falsche Einstellung führt nämlich dazu, dass Stammkunden unerwünschte automatische Nachrichten erhalten.
Welche Planung wählst du?
Du schließt am Freitagnachmittag deinen Laptop und möchtest bis Montagmorgen keine geschäftlichen Nachrichten beantworten. Oder du bist zwei Wochen im Urlaub und lässt dein Diensthandy zu Hause. Für solche Situationen bietet WhatsApp Business eine passende Planung. So wissen Kunden sofort, woran sie sind.
| Planungsoption | So funktioniert's | Wann solltest du dich dafür entscheiden? |
|---|---|---|
| Außerhalb der Öffnungszeiten | Die Nachricht wird nur außerhalb Ihrer festgelegten Bürozeiten versendet. | Ideal für den täglichen Gebrauch. Kunden erhalten abends oder am Wochenende direkt eine Antwort. |
| Angepasster Zeitplan | Du wählst selbst ein genaues Start- und Enddatum mit den entsprechenden Uhrzeiten. | Perfekt für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel einen Urlaub oder ein langes Wochenende. |
| Immer versenden | Jede eingehende Nachricht erhält sofort diese automatische Antwort. | Praktisch, wenn du längere Zeit überhaupt nicht erreichbar bist und jeder direkt eine Antwort erhalten soll. |
Wer erhält die Nachricht?
Wähle ganz bewusst aus, wer deine automatische Antwort erhält. Schließlich möchtest du nicht, dass ein fester Lieferant oder Geschäftspartner dreimal pro Wochenende exakt dieselbe Abwesenheitsnachricht bekommt. WhatsApp Business bietet dir deshalb drei Optionen für die Zielgruppe:
Mit der Einstellung „Jeder“ erhält jede Nummer, die dir schreibt, die Nachricht direkt. Das funktioniert gut, wenn sowohl neue Leads als auch deine bestehenden Kontakte sofort über deine Abwesenheit informiert werden sollen.
Verwende „Jeder außer ...“, um bestimmte Personen auszuschließen. So kannst du Stammkunden, Kollegen oder Familienmitglieder ganz einfach von der automatischen Antwort ausnehmen. Das erspart unnötige Irritationen.
Aktiviere „Nur senden an ...“, wenn du die Nachricht ausschließlich an eine ausgewählte Gruppe senden möchtest. Die übrigen Kontakte bekommen von deiner Abwesenheitsnachricht überhaupt nichts mit.
Kannst du ein Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht in WhatsApp geben?
Eine gute Abwesenheitsnachricht ist kurz und teilt dem Absender direkt mit, wann du wieder erreichbar bist. In der App stehen dir 1024 Zeichen zur Verfügung, aber in der Praxis liest niemand einen langen Text. Du kannst diese Beispiele für dein geschäftliches WhatsApp gerne kopieren:
Für die Abende und Wochenenden außerhalb der Öffnungszeiten funktioniert ein klarer Hinweis auf den nächsten Werktag am besten: „Vielen Dank für deine Nachricht! Wir sind derzeit geschlossen. Wir antworten am nächsten Werktag. In dringenden Fällen schreibe bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse].“
Während eines Urlaubs kannst du den angepassten Zeitraum mit folgendem Text verknüpfen: „Vielen Dank für dein Interesse! Aufgrund unseres Urlaubs sind wir bis zum [Datum] nicht erreichbar. Danach beantworten wir deine Nachricht so schnell wie möglich.“
Bist du in einer Besprechung oder ist gerade besonders viel los? Dann sende tagsüber diese kurze Empfangsbestätigung: „Hallo! Wir haben deine Nachricht erhalten. Da wir uns gerade in einer Besprechung befinden, antworten wir innerhalb von 24 Stunden.“
Verarbeitest du täglich viele geschäftliche WhatsApp-Nachrichten an deinem Schreibtisch? Stelle dein Gerät dann in einen stabilen Schreibtischständer von beispielsweise Mobigear oder iOttie. Das ist deutlich ergonomischer, als das Handy ständig in die Hand zu nehmen, um den Bildschirm zu lesen oder zu tippen.
Warum funktioniert meine Abwesenheitsnotiz nicht?
Kannst du über das normale WhatsApp eine Abwesenheitsnachricht einrichten?
Nein, das funktioniert ausschließlich über die spezielle WhatsApp-Business-App und nicht über dein privates WhatsApp. Wenn du die Funktion nirgendwo in deinem Menü findest, verwendest du wahrscheinlich die normale Version. Lade in diesem Fall zunächst die Business-App über den Google Play Store oder den Apple App Store herunter.
Benötigt mein Handy Internet für eine automatische Antwort?
Ja, ohne aktive WLAN- oder 4G/5G-Verbindung kann dein Handy keine automatischen Antworten versenden. Überprüfe daher immer deine aktive Internetverbindung. Das Gerät muss online sein, um eingehende Nachrichten zu empfangen und deinen festgelegten Text direkt zurückzusenden.
Warum versendet die App meine Nachricht nicht, wenn mein Bildschirm ausgeschaltet ist?
Das liegt meist daran, dass der Energiesparmodus deines Handys aktiviert ist. Dieser Modus blockiert häufig Hintergrundaktivitäten, um Strom zu sparen. WhatsApp wird dann im Hintergrund pausiert, wodurch das System den Versand der Abwesenheitsnachricht verhindert.
Warum funktioniert die Option „außerhalb der Öffnungszeiten“ nicht?
Das passiert, wenn deine Öffnungszeiten im Unternehmensprofil nicht korrekt eingetragen sind. Achte darauf, dass diese Zeiten stimmen, wenn du die Option „Außerhalb der Öffnungszeiten“ verwendest. Ohne eingetragene Zeiten weiß die App schlicht nicht, wann du geschlossen hast, und die Nachricht bleibt aus.
Du hast jetzt über die Einstellungen von WhatsApp Business eine professionelle Abwesenheitsnachricht eingerichtet. Mit einem klaren Text, der richtigen Planung und einer bestimmten Zielgruppe wissen Kunden genau, worauf sie sich einstellen können, wenn du kurz nicht erreichbar bist. So werden von Anfang an die richtigen Erwartungen geschaffen.
Möchtest du deinen geschäftlichen Arbeitsplatz weiter optimieren? Entdecke dann die praktischen Handyhalterungen für deinen Schreibtisch bei huellendirekt.de, damit du eingehende Chats bequem bearbeiten kannst. Sende zunächst von einer anderen Nummer eine Testnachricht an dein eigenes Geschäftskonto. So kannst du direkt überprüfen, ob deine automatische Antwort korrekt ankommt.
